华商原创 ▎从图表看新《档案法》

2020年修订的《档案法》（简称“新《档案法》”）于2020年6月20日经第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议表决通过，将于2021年1月1日起施行。从图1的时间轴可看出，随着档案法治化进程的深入，2007年便已启动《档案法》的修订计划，但直到今年才最终出台，足见其审慎的立法态度。本次修订是为了适应信息化发展需要，进一步完善了行政执法规定，总体上提升了开放利用程度。

新《档案法》第二条明确了其适用范围及档案的定义，从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动的单位和个人均应遵守新《档案法》的相关规定，其中档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

新《档案法》从现行的6章27条修订为8章53条，内容更加充实、完善，具体修订如下表：

1. 宏观—三大层面：

1） 在档案收集、整理、保护、利用及监督管理方面，企业应符合如下合规要求：

2） 在档案管理制度、管理机构及管理人员方面，企业应符合如下合规要求：

3） 在档案信息系统方面，企业应符合如下合规要求：

如果企业不符合上述合规要求，可能面临如下法律风险：

2. 微观—四个步骤

1） 学习新法，树立合规理念

企业应在2021年1月1日前尽快组织新《档案法》的学习培训，自上而下建立“合规人人有责”的文化理念，特别是要注重培养管理、接触档案的基层人员对合规重要性的深入、充分认识，将合规理念融入企业的日常生产经营的每一个步骤中去，并同时排查是否存在应付检查和重复检查的现象，树立合规管理的及时性、权威性和适用性。

2） 对照新法梳理问题，明确责任制

企业应当根据企业经营实际情况及行业特征，在2021年1月1日新《档案法》生效前，自行组织或聘请专业机构开展档案管理合规专项审计工作，从归档范围、收集方式、是否建立了一系列的科学的管理制度、是否有对被委托的第三方的合格审查机制和监督机制、是否建立了响应的管理机构或人员、是否配置了机房和必要的设施设备等方面筛查以做好合规差距分析，尽快推进合规整改，降低企业经营过程中的档案管理合规风险，避免直接负责的主管人员和其他直接责任人员因档案管理违法违规承担行政甚至刑事法律责任。

3） 建立合规体系，确保档案安全

企业首先要对照新《档案法》、《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、《网络安全法》、《档案信息系统安全保护基本要求》以及《信息安全技术-网络安全等级保护基本要求》的相关规定，将其转换成明确的合规流程要求，识别出具体合规风险；然后分解流程中的风险点，有针对性地设计、实施和管理管控点，并推行全企业合规培训，确保规则深入人心；通过企业内部自查、合规独立监测的形式确保流程合规，对于内外部检查结果及时上报，弥补合规控制缺陷；最终整理违规事件，定期汇报，并为新的风险识别提供有效输入。

4） 关注出境、外资等特殊场景下的合规要点

根据新《档案法》第二十二条、第二十五条等规定，企业所有的档案，若对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，企业应当妥善保管，严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织，且不得擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境；确需出境的，应当按照《档案法实施办法》等规定，经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行，同时还应当遵守《保守国家秘密法》、《网络安全法》等有关规定。企业违反该规定的，由海关或者有关部门予以没收、阻断传输，并对单位处一万元以上十万元以下的罚款，对个人处五百元以上五千元以下的罚款；并将没收、阻断传输的档案或者其复制件移交档案主管部门。

企业在进行合规培训时，应特别对基层档案管理人员培训关于档案禁止出境的规定和处罚措施，明确档案中哪些是属于对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，设立密码保存或设置专门人员实行特别监督，以保证相关档案不会非法流向境外。

王艺

华商律师事务所

高级合伙人

主要执业领域为数据合规，金融科技，争议解决