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电子发票到底该怎么管?这里有答案!

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2024-08-27

随着全电发票试点的不断扩围,发票电子化改革距离“最后一公里”完成越来越近。如何使用全电发票,如何管好电子发票,成为所有企业绕不开的问题。


日前,国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局在三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点经验基础上,结合相关规定,联合引发《电子发票全流程电子化管理指南》,将电子发票如何管理做了明确的规范,该文对于企业合规使用电子发票极具实操指导意义。


首先,文中明确了电子发票管理职责的划分,多部门应密切协作做好发票全流程电子化管理工作:



其次,关于在电子发票的全流程管理,从发票的开具到接收、报销、入账、用途确认、归档、档案保管、档案利用、鉴定、处置,本文针对每个环节都给出了实践操作规范。结合我们多年为企业提供发票信息化建设服务的经验,特总结如下:


1、电子发票开具


◆有业务系统的开具流程:



◆无业务系统的开具流程:



2、电子发票报销


◆线上报销:



◆线下报销:



3、电子发票入账


模式1:报销系统对接财务系统自动转凭证入账


模式2:线下报销后手工录入信息入账


不论是哪种模式,都需要做发票入账登记,更新发票报账状态,与单据凭证建立关联,全电发票可登陆数字账户做入账标识。


如没有管理系统,入账登记需要人工完成,工作量较大。


4、用途确认


模式1:无发票管理系统则登陆电子税务局进行手工勾选确认。


模式2:系统管理,智能勾选,并将勾选状态与报账状态同步管理。



5、电子发票整理归档


◆线上整理归档:



针对线下报销入账、线上归档的情况,应分别组卷,先进行纸质档案的收集、整理、归档,再将电子发票上传至档案系统对应的条目下进行整理、归档,并更新电子发票台账。


◆线下报销,线下整理归档:



◆线上报销,线下整理归档:



6、电子发票的档案保管


对于在线存储,满足在线的存储设备要求;对于线下归档的,应每两年对离线存储的电子发票档案进行可用性检测。


7、电子发票档案利用、鉴定、处置


在线利用,通过权限,提供在线查询。线下利用,设置查询登记簿,审批单。对于保存备份的档案不得外借。


对已到保管期限的需进行档案鉴定,经鉴定需继续保存的重新划定保管期限。


8、关于检测


该文件特别明确了电子发票的四性检测的检测方法,以满足保管的合规性,确保其可以作为有效的电子凭证安全的长期使用。


所谓四性检测,具体内容如下:



结语:随着电子票据、电子凭证的加速推广,传统的财税管理模式已经无法跟上时代的步伐,从整个电子发票的管理流程来看,没有系统的支撑不仅工作量大,管理成本高,而且存在诸多不可逆的合规风险。我们建议企业尽早布局,拥抱变革,开启信息化、数字化管理新篇章。

来源:中税网

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