秘书实务 | 公文语误的主要类型及其分析
各位学员：
很高兴来到这里与大家进行交流。各位都是公文领域的好手，公文拟写经验丰富，实际上可以当我的老师。因此，我在此面对各位，实在是诚惶诚恐。在演讲过程中如有谬误，欢迎大家提出批评和商榷意见。今天的论题是《公文语误的主要类型及其分析》，主要是从语言学的角度来讨论公文语言问题及其纠正办法。
公文能力的练就，实际上是个长期实践的过程，来不得丝毫的投机取巧。《新快报》2008年6月20日A26版报道《县政府抄袭邻县工作报告》，就反映了某些行政部门公文能力的缺失。
（一）公文语误的主要表现：我把公文语误分为下面几种主要类型——
1、逻辑语误：形式逻辑研究概念、判断、推理等主要思维形式，研究同一律、矛盾律、排中律等思维规律。日常生活中产生的逻辑语误包括概念误用、内涵不清、概念关系排列不当、偷换概念、使用虚假概念、以偏概全、混淆主客观因素、推理和论证有误，等等。例如：
他是一名合格的军官，为此注定了他不是一名称职的丈夫和爸爸。（《中校，在高原风口读书》，《羊城晚报》1996年8月4日2版）
大前提：凡是合格的军官都不是称职的丈夫和爸爸
小前提：他是一名合格的军官
结论：所以，他不是称职的丈夫和爸爸
以下是某公文中的例子：
坚决惩治腐败是有效预防腐败的基础。
从因果角度来说，“预防腐败”在前，“惩治腐败”在后，腐败发生后才会产生“惩治腐败”这种行为，所以说，“惩治腐败是预防腐败的基础”是倒果为因。从某种意义上说，这是一个悖论（指在逻辑上可以推导出互相矛盾之结论，但表面上又能自圆其说的命题）的表述：既然出现了腐败（要坚决惩治之），那就说明还没有有效地预防腐败；如果有效地预防腐败，那就无需坚决惩治。作者做这一表述时，没有注意到因果律的时空关系。
悖论主要有逻辑悖论、概率悖论、几何悖论、统计悖论和时间悖论，例如：
几何悖论
逻辑悖论有著名的谎言者悖论（我在说谎）。如果说话者在说谎，那么“我在说谎”就是一个谎，因此他说的是实话；但是如果这是实话，他又在说谎。矛盾不可避免。还有理发师悖论（理发师挂出一块招牌：“我只给村里所有那些不给自己理发的人理发。”有人问他：“你给不给自己理发？”理发师顿时无言以对。）
最为著名的“时间悖论”一般称为“祖父悖论”：某人回到过去，在自己父亲出生前杀害了自己的祖父。既然祖父已死，就不会有其父亲，也不会有他；既然他不存在，又怎么能回到过去，杀死自己的祖父呢？
公文写作时如果不注意时间顺序，也会出现类似时间悖论的问题。我们来看看某会议纪要：
会议决定：（一）工程指挥部要协调施工单位在本周内做好进场施工的准备。确保在6月29日前动工挖湖。┅┅（二）清城区、清新县要在6月28日前将湖面用地交给工程指挥部，确保工程顺利动工。
（市“十个一批”重点工程项目工作会议纪要）
6月28日的时间在29日之前，“湖面用地交给工程指挥部”是“动工挖湖”的前提，假如“清城区、清新县”没有把湖面用地交给工程指挥部，工程指挥部就不可能“协调施工单位在本周内做好进场施工的准备”，确保29日前动工挖湖。因此，逻辑上应该先列出“清城区、清新县要在6月28日前将湖面用地交给工程指挥部，确保工程顺利动工”，再列“工程指挥部要协调施工单位在本周内做好进场施工的准备。确保在6月29日前动工挖湖”。这是从时间的逻辑关系来表述的。但从事理上说，“6月28日前”包括“6月27日23时59分”，“6月29日前”包括“6月28日23时59分”，假如清城区、清远在6月27日23时59分将用地交给工程指挥部，那么留给工程指挥部的时间只有一天，基本上不可能做到“协调施工单位在本周内做好进场施工的准备”（因为大工程的协调涉及诸多方面）。
我们看看这份文件的发文日期（2009年6月26日印发），刚好是周末（周五），27、28日是周六、日，是法定休息日，假定工程指挥部周一（29日）开始执行这份文件，已经不可能做到“确保在6月29日前动工挖湖”。退一步说，由于特殊原因，工程指挥部周末加班，“本周内”应指“22日-27日”，26日发文，要求人家在27日前“做好进场施工的准备”，也是不现实的。
列举事项往往也涉及判断，如：
长期如此，容易出现不思进取、因循守旧、阻碍海关统计事业发展的旧思想、旧观念。
“不思进取、因循守旧、阻碍海关统计事业发展”都是行为或后果，不是“思想”，也不是“观念”，此处判断（隐含的判断）有误。
2、语义语误：这种语误乃是由于对词义理解不够准确，而错用了词语。我们知道，公文是讲求词义严谨、表达严密的语体，有时一字之差，会导致误解甚至更严重的后果。所以措辞要十分小心。请看下例：
曾燕卿等人：
你们于2007年3月20日反映房子受附近减速带影响，存在安全隐患的问题收悉，经调查，现答复如下：减速带的的（衍字）设置为交警部门职能，请转交警部门处理。
【海建局信访[2007]62号】
此处使用“转”有误，“转”实际上是“转送、转交”的意思，是部门对部门（比较多的是上级对下级，有时也可以下级对上级）之间的行政行为，而“曾燕卿等人”是一般老百姓，属于非部门性质的个体，他们并无“转”的能力和渠道，因此，对于他们来函的答复，应使用“另呈”、“另函”之类的字眼。
在公文语言中，要尽量避免生造词语。像以下例子即属意义模棱两可：
为深入推进机关作风建设，使动（？）广大党员干部牢固树立服务基层、联系群众的思想观念，……
揣摩语义，应该是“使得”一词的误录，但用“使得”一词亦欠完美，因为该词属于使令动词（如“让”、“请”、“要求”等），使令动词的宾语往往带有被动性，无法凸显主体意识，因此，如果要突出主体意识，可考虑用“提升”来替换，说成：为深入推进机关作风建设，提升广大党员干部服务基层、联系群众的思想观念，……。
从句式来看，也稍作变动：前句是兼语句，所以必须有谓语动词（牢固树立）；本句是动宾句式（提升观念），整个“广大党员干部服务基层、联系群众的”做“思想观念”的修饰语，但在小句中充当的是主语，减低了被动的色彩。
公文的八股叙述风格，也容易导致语义表述出现问题。例如：
构建新型海关统计体系，是海关统计工作┅┅的重要举措。
“举措”是指具体的措施和做法，“构建新型海关统计体系”是大的目标，跟举措有所区别，不可混为一谈。
3、语法语误：语法有广义的理解和狭义的理解，广义的语法指某种语言中的所有法则(包括语音、词汇、句法），狭义的语法则仅指句法。最常见的有句法病句（包括方言句法的影响）、语义病句等。如：
一旦他的食物染上细菌，亦可能随时被夺去生命。（汕头特区晚报2000年12月15日10版）
再看下例：
通过学习辅导，各级党政领导对中央、省两个《决定》有了更深刻的理解，更明确了工作目标，更坚定了做好人口计生工作的信心和决心，以实际 行动，推动全市人口计生工作的纵深发展。（积极开展“两无”活动 促进和谐东莞建设——东莞市开展“两无”集中宣传周活动情况汇报）
“纵深”是名词，意思是“纵向的深度”或“更深的层次”，其前面必须带上表方向的介词“向”。
再如：
通过短信中心，在瞬间将活动信息发送到相关人员……
（市政协电子政务、信息化建设06年总结和07年工作规划情况
介词短语“到……”使用有问题，“到”的宾语通常是地点或时间，如果宾语为人物的话，则应该使用介词“给”。
还有结构杂糅的问题：《环球时报》2000年9月5日3版有篇《千年议长聚不齐》的报道，其中有这么一句：“这次大会虽然称不上是‘联合国大会’有点勉强”，这个分句就是由两个不同的句式杂糅而成的，一个是“这次大会虽然称不上是‘联合国大会’”，还有一个是“这次大会虽然称为‘联合国大会’有点勉强”，两句都可以表达完整的意思（意思也都差不多），但是把两个句式杂糅起来，句子就不自然了。
公文杂糅例句：
先后在东莞中院的《审判调研与统计分析》内部刊物上发表多篇文章，还撰写各种信息调研材料被中院以《法院工作简报》、《东莞法院信息》采用。
再看这个例句：
各级领导反映，张枫主任的报告，言语生动活泼，擅于旁征博引，以丰富的人口计生理论知识贯穿整个报告会，很受启发性……
（积极开展“两无”活动 促进和谐东莞建设
——东莞市开展“两无”集中宣传周活动情况汇报）
语义病句是指句子成分之间的语义搭配出现问题，主要有主谓、述宾、主宾、偏正搭配不当等。如：
高压线倒在巴士上（新快报2002年5月28日）
一根雪条给23岁的李小姐造成了数千元的医疗费并住院一周。（羊城晚报2003年6月12日）
公文用例：
广东电子工业研究院已聚集了10多家企业入驻。（误用兼语格式）
类似的问题在清远的某公文里也可发现：
不少地方对黄龙病最新发生面积、分布、发病程度掌握不多（关于20××年度柑橘黄龙病综合防控责任考核情况的通报）
“程度”与“不多”无法搭配（介宾结构与谓语搭配不当）。再如某公文的用例：
信息可以……为广大干部职工了解工作动态提供渠道和载体。
则是主宾搭配有误：信息不是渠道，是不是载体也值得推敲，同时“工作动态”本身也是“信息”，等于循环论证。
以下是主谓搭配的问题(主语落空)：
你们于2007年3月20日反映房子受附近减速带影响，存在安全隐患的问题收悉，
复句关联词语的应用也有讲究：
承办法官趁热打铁，再次组织双方调解。但何女士同意可接受补偿款，不要房屋。但双方对补偿金额相差甚远，未能达成一致意见。
4、修辞及语用语误：包括在词义色彩、语音修辞、人称的指代、句法格式和词语选用、辞格运用等方面的偏误。例如：
珠海市政府处心积虑要将软件园扶持为珠海未来的支柱产业。（羊城晚报2000年9月7日C4版）
某公文中有“小王革新了工作方法，许多人知道后纷纷效尤”一句，“革新”与“效尤”一褒一贬，阅文者对作者的态度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。而作者的真实态度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不能置可否的中性态度。这种歧义带来的当然往往是相应的错误行为。
指代问题也必须引起注意，在传媒中时而见到指代不清的现象，如：
该局从未成立“中国工商行政管理协会”和“中国工商管理协会”，其举办的中国驰名商标评选是骗局！（羊城晚报2007年1月19日A3）
“其”之前有两个先行词（该局、“中国工商行政管理协会”和“中国工商管理协会”），到底指的是哪个，文中没有说明，这属于指代模糊（不明）。
公文中的例子如：
为保证我市东莞水道河口段沙田港区东莞河口作业区航道通航需要，我局在其原Ⅳ级航道维护标准基础上将其提升至Ⅲ级竣深
文中出现了两个“其”，但前面的名词有好几个：“航道”、“作业区”、“我局”，读者搞不清“其”到底指的是哪一个。
代词使用不准确也是必须注意的问题，如：
在今后的工作中，我将在既有的成绩上，不骄不躁，虚心学习，弥补不足，积极进取，再接再厉，争取在自我岗位上作出更多、更大的贡献。（转正申请）
“自我”常常作为限定语，是指“针对自己的”，如“自我批评”、“自我介绍”，也可以作为形容词，指“以自己为中心（的）”，如“他这个人很自我”；而“自己”则是代词，是反身代词，往往指代前述的名词或代词，如“他自己一个人在家看电视”，也可以充当限定成分，指“跟自己、本人有关的”，如“自己的事情自己处理”（*自我的事情自我处理）。因此，两个词虽然都可以充当限定成分，但意义不同（细微的差异），不可互为替代。
公文在称说方面要注意不要出现称说转移的情况，如：
本次督查工作重点突出以下三方面内容：（一）生产经营单位贯彻执行《安全生产法》、《广东省安全生产条例》及国家总局《劳动防护用品监督管理规定》的落实情况；（二）生产经营单位是否有劳动防护用品专项经费保障；是否对劳动防护用品的采购、验收、保管、发放、使用、更换、报废等实施有效的管理制度；（三）生产经营单位配备的劳动防护用品购入渠道等情况。据统计，此次专项检查共检查各类企业2454间，发出整改通知书287份。（东莞市劳动防护用品专项监督检查总结）
举一词语选用有问题的例子：
为推进“十个一批”重点工程作了大量卓有成效的工作（市“十个一批”重点工程项目工作会议纪要）
汉语修辞有个同词回避的原则，尽管“做”与“作”是同义词，但当跟宾语“工作”搭配时，一般选用“做”当动词。
此外还要注意用词的风格（书面语和口语、标准语和方言、文言文和白话文）协调一致。
5、句式运用问题：句式运用问题也可以归入广义的修辞，也有的语言学家将之归入篇章修辞。请看以下例子：
一位本家族就有8个孩子在此入读的家长在被记者问及东莞有多所收费比东方明珠学校低的同类的民办学校可供选择为什么偏选择这里时，他说了这么一句耐人寻味的话：我别的什么都不图，就图东方明珠学校培养出来的孩子是一个真正的“人”！
上述句子属于偏正结构，但句子的长短不够匀称，偏句太长，令读者产生阅读的疲倦感，应该简化为短句。
还要注意结构的对应和匀称，如：
第一点是主谓结构（动词性短语），而第二点却是偏正结构（名词性短语），结构不够统一，最好能改成一样。这种情形在社会语言文字应用中亦常出现，“保护环境”、“爱我家园”英语译为“environmental protection”和“love our homeland”就是属于结构不够对称的例子。
6、标点语误：标点符号的准确运用，也是公文语言中必须要注意的一项内容。比如不同的语气要使用不同的标点符号，汉语有陈述、疑问、感叹、祈使等语气。疑问从所问的内容来看，又可以分为直接问句（引语部分属于疑问语气）和间接问句，直接问句由发问者（作者）或陈述对象直接发出，如系陈述对象发出，必须用引号或冒号标示，后加问号，如：他问“你去不去上海？”；间接问句不用引号标示，如“他问我去不去上海”，整个句子在语气上归于陈述语气。一般人容易混淆两者的界限，尤其在使用间接问句时容易误标问号，这是必须十分注意的。例如：
□你是他的儿媳妇，对王肇民一定非常了解。（陈述）
王进：是。
□请谈谈日常生活中的王肇民？（疑问）
王进：我昨天跟林墉老师说了我对爸爸王肇民的感觉。（羊晚2003年4月30日B4）
第二个□用的是祈使语气（请求），而文中却标为问号（疑问语气），这跟采访的身份有关，在采访中通常是一问一答，记者扮演问者的角色，但角色与语气有交错，不可等而言之。
公文中类似的语误：
以上请示，当否？请批复。
间接疑问无需用问号，如“他问我去不去上海”，句末不可以用问号，上述句子其实也是间接疑问，变序后成为：
请【对】以上请示当否【予以】批复
用口语表达就是：
请对以上请示是不是妥当做出批复
因此正确的标点应是：
以上请示当否，请批复。
逗号的使用也经常出现问题，请看下例：
中院受理的原告广东唯美陶瓷有限公司诉山东淄博某厂生产的瓷砖侵犯其“马可波罗”商标和构成不正当竞争一案。根据原告申请，……
（东莞市中级人民法院关于两级法院2007年第三季度的工作情况汇报）
上面句号使用欠妥，因为语气尚未完结，此处应该使用逗号。如果要使用句号，则原句应该修改为：
中院受理的原告广东唯美陶瓷有限公司诉山东淄博某厂生产的瓷砖侵犯其“马可波罗”商标和构成不正当竞争一案就是典型的案例。
（二）防止公文语误的措施和办法：
1、多读典范的案例，达到熟能生巧的程度，力求行文精炼。公文中普遍的问题就是不够精炼，喜欢用很多修饰成分，甚至没有意义的后缀，如：
帮助他们解决生产生活中的实际困难。
他们以“廉洁、诚信、文明家庭”为鲜明主题
重大危险源登记建档工作是一项长期性、基础性的工作
陈合宜先生在《写作与编辑》一书中提倡“摒弃‘橡皮图章语言’”，指出“这种穿靴戴帽、枝蔓丛生的写法，使公文篇幅人为地拉长，是造成文牍主义的原因之一，必须予以纠正。”
2、掌握相关的语言知识，防止歧义的产生（否定的辖域P3例）。
3、写作之后不厌多改，向有关专家请教。
4、语义把握不定时，多查字典、词典和其他的工具书。
5、加强理论学习，将感性认识上升到理性认识，撰写公文的理论文章，反过来指导公文的写作。
秘书务实 | 2004-2013十年国务院政府工作报告语篇衔接类型研究（刘文俊、甘于恩）
编辑：董一博
责编：老 甘