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请让年终汇报PPT,对得起你一年的努力

刘润主创团 刘润读书会 2024-02-05

观点 / 高三平  主笔 / 二蔓

编辑 / 马俊    版面 / 黄静

这是刘润公众号第2106篇原创文章

年底了。
又到了该做PPT、准备年终汇报的时间了。
很多同学告诉我,年终汇报PPT演讲这件事,真的太让人头大了。做一套PPT,费时费力,还总做不好;开口讲了没几句,就被打断,说我讲不到重点;好不容易讲完,也不知道领导记住了没有……
可是,这件事,又特别重要。它是一整年辛苦付出的总结,是一次提升影响力的机会,是一次被领导看见、记住的契机。甚至,它关系着很多人的考核、晋升、薪水。
那么,如何高效而又有质量地准备年终汇报PPT演讲呢?如何能让自己的年终汇报在公司里脱颖而出呢?销售部、行政部、人事部、财务部等等部门,分别又该如何写出吸引眼球的年终汇报呢?
刚好,前段时间,刘润读书会的直播间,邀请到了PPT咨询顾问,三爷PPT公众号主理人,畅销书《演说之法》的作者,三爷。
对于年终汇报PPT演讲,三爷有不少一线的实践经验,和接地气的具体思考。她说:
年终汇报,就要耳目一新。
怎么耳目一新?
我也把她在直播间的讲解,和书中的思考,分享给你。希望能给你一点启发。
模板
请问,当要准备年终汇报PPT演讲的时候,你会想到的第一件事,是什么?
是汇总数据,梳理行动,还是整理逻辑?
可能都不是。很多人的第一反应,其实是:先去找个好看的模板。
打开模板网站,键入“年终总结”。然后,选一个最好看、最喜欢、最适合的,就开始往里头填内容。
这有什么问题吗?三爷说:
PPT模板,就好比是相亲时穿的衣服。
一套好看、得体的衣服,确实能引起第一眼的“注意”。但是,最终“吸引”对方的,一定是你的人品、内涵、阅历等等更深层次的东西。这个时候,外表的光鲜,就没有那么管用了。
而且,稍微多挑几个模板,你就会发现,市面上的这些模板,有百分之七八十都是大差不差的。最后的结果,就是所有人的封面都叫“年终总结”,所有人的目录都是“工作情况总结、项目进度成果、不足之处反思、后续工作计划”,所有人的结尾都是“谢谢”
每一套PPT,都成了同一套模板的复制品。
这样的PPT,确实是不费时不费力了。不需要过多的思考,只需要按照既定的框架,往里头填内容就可以了。最后也挑不出什么大毛病来。
但是,也同样挑不出什么亮点来。
所有人,都一样。那你凭什么脱颖而出呢?凭什么让人印象深刻呢?凭什么升职加薪呢?
所以,写年终汇报的核心,就是要告别千篇一律,写出耳目一新的封面主标题、目录结构、文案、结尾。
但,怎么写?
我们一个一个来聊。
标题
先说,封面主标题。
什么样的封面主标题,才算是耳目一新呢?
三爷在书里讲了这么一个故事。
2017年年初,她参加了一家公司举办的年度优秀员工评选比赛。比赛的形式,是每个人做一份年终总结PPT。然后,登台演讲。当时,绝大部分的PPT封面,都是一样的。
一张好看的图片,上面写着“2016年个人成果汇报”、“2016年年终总结汇报”……
就在这个时候,一张截然不同的PPT封面,出现在了她的面前。这张PPT封面,写了三行文案。一行,是员工的名字;一行,是“年终总结”;还有一行,是“我为前端代个言”。
这有什么区别吗?
区别很大。
虽然,只多出了“我为前端代个言”7个字。但是,这7个字高度概括和浓缩了整个PPT汇报内容。通过这7个字,你立刻就能知道起码两条重要信息:这个人,是做前端开发工作的。而且,是前端开发工程师的负责人。
果然,接下来的整个演讲,他都在以前端开发为主线。他从介绍前端开发工作的重要性,到讲解这一年前端开发给公司带来的价值和成果,最后表达了对加强前端开发团队建设的期望。
他的整个演讲思路,非常清晰,最终获得了当天评选比赛的最高分。
所以,什么是耳目一新的标题?三爷说:
应该是一个独一无二的,能将你和别人、别的公司、别的产品等区别开来的,核心观点。
那,怎么找到这个核心观点呢?
三爷也举了两个例子。
看到这张PPT封面,你有什么样的感觉?
是不是觉得有点中规中矩。没什么问题。也没什么新意。
是的。但其实,这个即将要做述职报告的人,一点都不简单。
她是一位妈妈。一位二胎妈妈。因为生二胎,离开了职场。为了带孩子,放弃了律师的工作。隔了两年的时间,才重新回到职场。
于是,三爷就试着和她聊天,把她能和别人区别开来的亮点给找出来。比如,你觉得你回到职场之后,最大的亮点是什么?我在这个律师事务所就职之后,九个月的时间里,业绩特别好。有多好?是不是能排到前几名?差不多。
越和她聊,就越觉得她像一个女战士一样。在家,能把两个孩子平衡好。在公司,又能拼命地工作,取得好的成绩。
三爷立马就有了一个灵感:从二胎妈妈到女战士。
再看这张PPT封面,你又会有什么样的感觉?
你说谁是“醉”的?就你聪明是不是?你在影射谁?
三爷就和她聊,问她主要的工作内容是什么,为什么会起一个这样的标题?
原来,她是做内部审计的。每天的工作,就是“找茬”。这么一想,倒是能说得通。但是,有没有更好的选择呢?有没有什么东西,是找茬比较厉害,能看到别人看不到的东西的呢?
因为三爷是生物专业的硕士,以前经常用显微镜看细胞,所以立马就想到了“显微镜”。
找茬,可以用显微镜。反思,可以用反光镜。展望,又可以用望远镜。
想到这里,标题也就出来了。
这就是一个耳目一新的封面主标题。
你也许记不得她说了什么。但你一定能记得三面“镜子”。
同样的,如果你在项目部,想分享自己在公司的这一年是怎么样修炼的,怎么进阶的,怎么搞定客户的,就可以写“武林高手的进阶之路”;如果你在人力资源部,工作的核心是甄别人才,招聘人才,培养人才,就可以写“成为公司与优秀人才的桥梁”;如果你在销售部,要谈工作目标,就可以写“定个小目标先挣500万”;如果你在设计部,想分享自己是如何克服甲方的一次又一次的刁难的,就可以写“甲方虐我千百遍,我待甲方如初恋”……
它不是一场会议、演讲、汇报的“主题”,而是你区别于别人的一个“结论”。
它是一个明确的观点、答案、建议,一项具体的行动或计划,一个最大的价值,一个最深的感悟……
目录
然后,是目录结构。
三爷在书里说:
一个优秀的PPT目录文案需要同时符合三个特征:逻辑清晰、文字简洁和风格一致。
逻辑清晰,是写好PPT目录文案的基础。这是一套PPT的骨架,也是听演讲、汇报、总结的脉络。如果目录在逻辑上就是有问题的,那么无论后续的文案包装有多好,都于事无补。
文字简洁,是遵循简约的原则。尽可能避免出现目录条目太多、用词复杂难懂、条目和条目之间重复唠叨的问题。能用一个字展示的,就不要用两个字。能用关键词的,就不要用短句。条目也最好不要超过三条。
风格一致,是确保语法,最好还有字数的一致性。不要出现一会儿是名词,一会儿是动词,一会儿又是谓宾结构的情况。
逻辑清晰、文字简洁、风格一致,就能保证合格的目录。
但,这还不够。想要有一个耳目一新的目录结构,还得在逻辑性强、与众不同、吸引人的方向上下功夫。
举个例子。
有一家公司,要去参加中国创业大赛的复赛,需要制作PPT介绍公司团队、业务、产品、市场发展等等,来吸引投资公司。一开始,他们的目录是这样的。
一、公司概要;二、公司产品;三、行业和市场;四、商业模式及业务拓展;五、管理团队;六、五年财务计划;七、经营风险及对策。
看到这样的目录,你有什么样的感觉?
7个大词。每一个,都枯燥、复杂。连在一起,也看不出什么相关性。
但是,按照金字塔原理MECE原则,它其实可以被归纳成3个。
一、公司介绍(包含了公司概要和管理团队);
二、公司产品(包含了业务领域、产品、技术等等);
三、公司市场(包含了商业模式、财务计划、发展空间)。
一下就简洁了不少。而且,原本计划要讲的内容,也没有漏掉。
甚至,还能再简洁一点。只剩下,一、介绍;二、产品;三、市场。
那,还能再进一步吗?
能。
介绍,讲的是“我们是谁”;产品,讲的是“我们做什么事”;市场,讲的是“我们的市场情况如何”。
这套PPT,其实就是在讲三个“shi”:是、事、市。
一下就全记住了。
这就是一个逻辑性强、与众不同、吸引人的目录结构。
那么,我们要怎样才能做出这样的目录结构呢?
三爷也分享了3种特别实用的办法。
1)比喻法。
还记得那三面“镜子”吗?
目录,也可以呼应“镜子”。
第一面,显微镜。在审计中,带着显微镜,从小处着手,发现那些别人发现不了的、小微的、苗头性的问题,把错误扼杀在摇篮里。
第二面,反光镜。在审计中,带着反光镜,时刻分析自己的不足,提高风险意识,警惕每一个可能被漏掉的问题。
第三面,望远镜。在对未来做规划的时候,带着望远镜,站得更高一些,也看得更远一些。既有公司层面的思考,也有时间维度的考量。
2)同字词语法。
还记得那位女战士吗?
“战”这个字,就可以作为目录的关键字来组词。
工作场景,就是“战场”;工作成果,就是“战绩”;工作规划,就是“战略”。
3)拆成语法。
比如,曾经有一套润滑油经销商大会的PPT,定下的标题,是“大浪淘沙”。这四个字,就可以单独地拆出来。
第一部分,就叫庞然“大”市,介绍润滑油市场的规模、前景。
第二部分,就叫风起“浪”涌,介绍在互联网的冲击之下,当前遇到的困难。
第三部分,就叫铸新“淘”旧,介绍面对困难时的解决方案是什么。
第四部分,就叫聚“沙”成塔,介绍团结、合力等等文化。
比喻法。同字词语法。拆成语法。找到了耳目一新的目录结构,也呼应了封面主标题。
观众的印象,就会更加深刻。

文案

接着,是文案。也就是写在每一页PPT里的,具体的内容。
什么样的文案,才算是耳目一新呢?
三爷在书里说:
在了解什么是PPT文案之前,首先需要知道什么不是PPT文案。
文案,不是码字。更不是把Word中大篇幅的段落文字,直接复制、粘贴到PPT里去。文案,是要让看的人一下子就能获取信息,而不是花上大把的时间去阅读。
文案,也不是复杂的句型。有些PPT文案,特别喜欢用复杂的长句。
比如,有效激励员工不断改善工作方法和工作品质;
比如,持续不断地提高组织工作效率;
再比如,及时查找工作中的不足并加以调整改善从而推进工作成果达成。这些句型,可能讲到下一页了,看的人都反应不过来。
文案,更不是观点不清。你有没有过这样的经历:PPT上,每一个字你都认识,但连在一起,就不认识了。
比如,协调项目售前总体方案设计编制;
比如,负责对客户进行各阶段的培训工作;
再比如,负责公司售后服务的技术咨询和技术支持。看了半天,还是不知道具体的工作内容是什么。
优秀的文案,不应该是这样的,而应该是精炼、简单、明确的。
举几个例子。
你看,这是行政部年终汇报PPT中的一页。
行政部的核心业绩,是降本。但是,你能感受到他们的业绩是好是坏吗?
核心业绩,都被淹没在了海量的文字里。所以,这页PPT,应该拆分成两页。
一页,用来重点突出降本的业绩成果。
一页,用来讲解降本的措施。
同样的问题,还出现在另外一页。
你能反应过来,这页PPT想说什么吗?
其实,是两件事。一件,是展示已经上线的系统。另一件,是讲解系统应用的效果。所以,拆分成两页。
一页,用样机展示上线的PC端和手机端系统。
一页,展示上线前后的效果对比。
请记住,一页PPT,只能用来表达一个核心观点。它不是垃圾桶,不要总是想着塞满它。它是高级饭店的餐盘,摆放得越是精致,食客才越是有食欲。
这个核心观点,应该被最明显地展示,而不是被最无情地埋没。

结尾

最后,是结尾。
结尾,是一个特别容易被忽略掉的地方。终于说完了,早就汗流浃背了,快快快,赶紧结束吧。于是,我们最常看到的年终汇报的最后一页PPT,就成了“感谢”、“加油”、“汇报完毕”。但是,三爷觉得:
一份好的PPT,坚决不能虎头蛇尾。所以,结尾页,也要再次吸引眼球。
怎么吸引眼球?
再次呼应封面主标题、目录结构。
比如,一套行政部总结汇报的PPT,封面主标题是“行政工作要做好,四则运算少不了”,目录结构是“加法;减法;乘法;除法”,结尾就可以是“加倍努力,减少成本,乘风破浪,除患兴利”。
比如,一套财务经理的年终竞聘PPT,封面主标题是“我是公司的金钱豹”,目录结构是“金:资金管理有保障;钱:费用管控有成效;豹:财务报告有亮点”,结尾就可以是“愿我们都成为金钱豹”。
再比如,一套医院导医客服的年终汇报PPT,封面主标题是“做好公司的服务之窗”,目录结构是“落地窗;百叶窗;天窗”,结尾就可以是“打造优质第一窗口”。
给PPT一个圆满的结尾。
也给辛苦了一年的自己一次热烈的掌声。


现在,让我们回到最开始的那几个问题。
如何高效而又有质量地准备年终汇报PPT演讲呢?如何能让自己的年终汇报在公司里脱颖而出呢?销售部、行政部、人事部、财务部等等部门,分别又该如何写出吸引眼球的年终汇报呢?
年终汇报,就要耳目一新。
模板,只会造就一系列的复制品。写年终汇报的核心,就是要告别千篇一律,写出耳目一新的封面主标题、目录结构、文案、结尾。
封面主标题,不是一场会议、演讲、汇报的“主题”,而是你区别于别人的一个“结论”。它是一个明确的观点、答案、建议,一项具体的行动或计划,一个最大的价值,一个最深的感悟……
目录结构,要逻辑清晰、文字简洁、风格一致,更要在逻辑性强、与众不同、吸引人的方向上下功夫。
文案,不是码字,也不是复杂的句型,更不是观点不清。它应该是精炼、简单、明确的。一页PPT,只能用来表达一个核心观点。这个核心观点,应该被最明显地展示,而不是被最无情地埋没。
结尾,要再次吸引眼球。呼应封面主标题、目录结构,给PPT一个圆满的结尾。
当然,在三爷的著作《演说之法》里,还有更多更全面的方法论,和更鲜活的案例。比如,零散的资料如何归纳整理,去哪里找什么样的图片,演讲恐惧症的克服,等等等等。
你也可以把这本书找来读一读。相信会对你的年终汇报有所帮助。
2023,就要结束了。
不知道这一年的你,过得如何。
希望年末的你,能有一次出彩的年终汇报。
更希望2024年的你,能迈上一个新的台阶。
祝:耳目一新,升职加薪。
*文章为嘉宾独立观点,仅供参考。

参考资料

1、《演说之法》,高三平,电子工业出版社;
2、《高三平:年终汇报,就要耳目一新》,高三平,刘润读书会。

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